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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO


Ing. Marco Mármol

III NNN DDD III CCC EEE


TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE __________________________________________________________ 1

1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO ______________________________________________ 1

1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO ______________________________________________________________ 1

1.2 CONCEPTOS __________________________________________________________________________ 3

EL ARCHIVO ____________________________________________________________________________ 3

Archivar _________________________________________________________________________________ 3

Archivología ______________________________________________________________________________ 3

1.3 IMPORTANCIA________________________________________________________________________ 4

Funciones ________________________________________________________________________________ 4

1.4 OBJETIVOS___________________________________________________________________________ 4

1.5 CARACTERÍSTICAS ___________________________________________________________________ 5

1.6 DOCUMENTO _________________________________________________________________________ 6

1.6 FUENTES DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 6

CLASES _________________________________________________________________________________ 6

1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA _____________________________________________________ 6

1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA _____________________________________________________ 7

1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS _______________________________________________ 7

1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL ______________________________________ 7

CREACIÓN o RECIBO __________________________________________________________________ 7

ARCHIVO Y PROTECCIÓN ______________________________________________________________ 7

UTILIZACIÓN _________________________________________________________________________ 7

TRANSFERENCIA _____________________________________________________________________ 7

ELIMINACION ________________________________________________________________________ 8

1.8 CONDICIONES DE UBICACIÓN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. __________________________________________________ 8

1.9 TAREAS ESPECÍFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO ____________________________________ 9

1.9.2 REVISIÓN DE DOCUMENTOS _________________________________________________________ 9

1.9.3 RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS ___________________________________________________ 9

1.9.4 CODIFICACIÓN ____________________________________________________________________ 10

1.9.5 DISTRIBUCIÓN _____________________________________________________________________ 10

1.9.6 CONTROL CRUZADO________________________________________________________________ 10

1.9.7 PREPARACIÓN DE LEGAJOS ________________________________________________________ 10

1.9.8 PREPARACIÓN DE LAS CARPETAS O FOLDERES ______________________________________ 10

1.9.9 ORDENAMIENTO ___________________________________________________________________ 10

1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO _________________________________________ 11

1.10.1 INSPECCIÓN: _____________________________________________________________________ 11

1.10.2 CLASIFICACIÓN: __________________________________________________________________ 11

1.10.3 CODIFICACIÓN: ___________________________________________________________________ 11

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doblarlos, colocarlos en muebles especiales; se pueden emplear el enrollado, gavetas
en posición horizontal, o suspendidos en ganchos en forma vertical.



7.3 FOTOTECA

Allí se guardan las fotografías, organizando álbumes, según la importancia que tengan
para la empresa; clasificándolas en grupos, tales como: fotografías de personas, de
eventos y fotografías industriales. Este material también se puede organizar en la
hemeroteca, cuando su número es reducido.


8. MICROFILMACION

81 CONCEPTOS

Los adelantos tecnológicos de los últimos años y la necesidad de almacenar registros,
han permitido el desarrollo de sistemas más técnicos como es el caso de la
microfilmación, que cada día diseña procesos más avanzados en la producción de
películas y microfichas para almacenar documentos de un archivo.

Los documentos se fotografían a gran velocidad en películas resistentes, y al quedar
reducidas, ocupan poco espacio y pueden conservarse indefinidamente.

Los documentos en micropelículas son pequeños, pesan poco y, por lo tanto, pueden
trasladarse fácilmente de un lugar a otro. La micropelícula puede ser destinada a la
reproducción en tamaño reducido, de documentos o como serie de imágenes
fotográficas que en cualquier momento se pueden hacer copias ampliadas del mismo
tipo de micropelículas, y entonces reciben el nombre de microcopias.

Los equipos de microfilmación pueden producir imágenes cuadro a cuadro o de forma
continua, documento a documento. Cada empresa utilizará el sistema más apropiado,
según sus necesidades. El objeto de este proceso de microfilmación es producir
películas y microfichas de los documentos de un archivo, con el fin de proporcionar
seguridad, conservación de la información allí registrada.

Cuando se desea ver un documento microfilmado basta consultar el tarjetero de
control, localizar el rollo donde se encuentra fotocopiado el documento, después sacar
el rollo, carrete de la película, colocarlo en un proyector.

8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION

Conservación:

Los documentos registrados en micropelículas, pueden conservarse indefinidamente
sin que sufran deterioro alguno.

Ahorro de espacio:

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En un gabinete de un metro de alto, pueden archivarse más de 6000 rollos de película.
Por lo tanto, permite un 99% en ahorro de espacio. Los rollos pueden reducirse de
tamaño hasta 40 veces.




Copias:

Facsímiles de series de documentos pueden publicarse por completo en micro- películas
a un costo menos elevado que el necesario para las publicaciones impresas, y con
menos trabajo editorial. Se pueden ofrecer copias a un costo menor que el de
transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los originales.

Seguridad:

Los documentos de gran valor deben tener un archivo de seguridad y pueden
asegurarse contra la pérdida de información, en caso de que estos sean destruidos, o
contra la pérdida de datos, debido al continuo manejo.

Los documentos microfilmados se admiten en la mayoría de los tribunales como
pruebas, previo cumplimiento de los trámites legales.

Facilidad de traslado de un lugar a otro.

8.3 APLICACIONES

Para la reproducción de archivos en bancos, bibliotecas, hospitales, ministerios, fuerzas
armadas, oficinas gubernamentales, empresas públicas y privadas, etc. El sistema es
perfecto, reproduce automáticamente con nitidez firmas, sellos, estampillas y también
colores como en los cheques.

Para la reproducción de libros, diarios, artículos de revistas. Todos estos materiales de
información debido a su crecimiento y dimensiones, al espacio que requieren para su
conservación, al elevado costo de las encuadernaciones, pueden resolver en parte su
problema por medio del microfilm.

Facilita la utilización de materiales mediante su proyección en conferencias y en las
explicaciones de temas especiales, eliminando el riesgo de perder el original.

La microfilmación surgió en 1925, en forma más definitiva, cuando George L. Mc Carthy,
empleado de un banco en la ciudad de Nueva York, Estados Unidos, desarrolló un
sistema para fotografiar cheques simultáneamente, con las listas de sumadoras,
brindando a los bancos un registro permanente de las operaciones de cheques.

Posteriormente, Ray M. Hasset. norteamericano, inventó la cámara microfilmadora
automática. En el año de 1928 se lograron microfilmar con esta cámara documentos por
ambas caras, y, en este mismo año, se lanzó al mercado.

8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION

8.4.1 ACTA INICIAL

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FORMULARIO ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “H. CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA”



ARCHIVO GENERAL



AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS





Solicitante:



Unidad o Servicio solicitante:



Fecha de solicitud: 15/06/2012







Código y título de clasificación:



Descripción de la serie documental:







Años:





Número de cajas:





Acción que se solicita:

ELIMINACIÓN

MUESTREO

Observaciones:





Firma del Jefe Firma de autorización
2
Firma del Responsable

de la Unidad del Archivo General











Nombre y sello Nombre y sello























2
Si los documentos que se solicita destruir son académicos, es necesaria la firma de la autoridad competente.

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